Рассылать промо-коды лучше индивидуально. Это можно сделать либо самостоятельно, либо через координатора маркетингового отдела.
Пример письма можно посмотреть
здесьДублировать рассылку промо-кодов лучше дважды: за 2-1,5 месяца до выставки и после присвоения номеров стендов (вместе с номером стенда).