Необходимо определить структуру и объем путеводителя, составить ТЗ, запросить рассчеты и выбрать подрядчика. Выбранный подрядчик направляет список необходимых материалов и дедлайны по их предоставлению.
Подготовка совместно с отделом дизайна макетов разворота, обложки, страницы спонсоров, расписания деловой программы, планов выставки и иных макетов, согласно структуре путеводителя и требованиям от типографии.
Для верстки списка участников необходимо направить в типографию выгрузку списка участников из ЛКУ (личный кабинет участника). Эту выгрузку готовит координатор выставки и передает маркетологу. На основе этой выгрузки типография верстает список участников.
Маркетолог направляет в типографию списки рекламы, а также рекламные логотипы и макеты. Типография расставляет рекламну согласно ТЗ от маркетолога.
После финальной проверки макета путеводителя маркетологом, менеджерами и координаторами выставки, маркетолог подписывает финальный макет в печать.
В стандартном путеводителе 4 обложки: 1-я - лицевая, 4-я - оборотная, и две внутренние (2-я и 3-я).
1-я обложка, лицевая, готовится на основе макета выставки отделом дизайна, остальные обложки можно отдать под спонсорские и рекламные макеты.
Опционально в путеводителе могут размещаться письма приветствия от директора выставки, от поддерживающих выставку государственных структур, либо ассоциаций. Страницы с письмами приветствия верстаются отделом дизайна.
Сервисный план - это общий план территории выставки с обозначением сервисных точек, эвакуационных выходов, точек скорой помощи, а также схематичным обозначением тематических разделов выставки. Сервисный план верстается отделом дизайна.
Планы залов верстаются отделом дизайна на основе подготовленных координатором выставки планов. На плане обозначены все выставочные стенды с номерами и названиями компаний, а также зоны деловой программы и офис организатора. На план наносятся рекламные и спонсорские логотипы.
Общий список участников верстается типографией на основе выгрузки из личных кабинетов участника, подготовленной координатором выставки. Общий список участников верстается в алфавитном порядке и содержит название компании, контактные данные, раздел выставки и номер стенда.
Список участников по залам публикуется после плана каждого зала. Позальный список участников также верстается типографией и содержит только название компании, номер стенда и раздел.
Страницы с расписанием деловой программы готовятся отделом контента согласно дедлайнам подготовки путеводителя. Шаблон макета зависит от объема деловой программы.
Рекламные макеты участников расставляются уже после финальной верстки путеводителя. Объем рекламных страниц зависит от общего объема путеводителя и практики каждой отдельной выставки.
