Рассылки
Рассылки - один из самых главных каналов коммуникации как с посетительской, так и с клиентской аудиторией.
В компании ITE для автоматизации рассылок используется сервис Mindbox. Технической настройкой сервиса, загрузкой баз, версткой писем, настройкой цепочек писем занимается Mail Content менеджер.
В обязанности маркетолога входит составление плана рассылок (на этапе подготовки тактического плана), подбор баз, написание текста писем, анализ эффективности кампаний.
В компании ITE для автоматизации рассылок используется сервис Mindbox. Технической настройкой сервиса, загрузкой баз, версткой писем, настройкой цепочек писем занимается Mail Content менеджер.
В обязанности маркетолога входит составление плана рассылок (на этапе подготовки тактического плана), подбор баз, написание текста писем, анализ эффективности кампаний.
Как сегментировать базы?
У каждой выставки есть наработанная база лидов (участники и посетители выставки прошлых лет). Эти базы могут пополняться из внешних источников (собранные на конкурентных выставках контакты, базы из интернета и тд.). Обработкой и заливкой новых контактов в базу занимается департамент лидогенерации.
На самом верхнем уровне базы делятся по профилю ЦА - на базу ExProm и базу VisProm и по географии - на базу компаний из России и СНГ и базу международных компаний.
На самом верхнем уровне базы делятся по профилю ЦА - на базу ExProm и базу VisProm и по географии - на базу компаний из России и СНГ и базу международных компаний.
Типы ExProm баз
-
База ИндустрииВсе контакты, имеющиеся в базе компании, у которых указан соответствующий профилю выставки вид деятельности (например, для выставки WorldFood Moscow такая база будет состоять из всех компаний, у которых указан вид деятельности "производство продуктов питания"). Сюда включаются все доступные географии. Актуальные таксономии по всем выставкам можно посмотреть здесь. -
База CRMВ CRM попадают лиды, заполнившие заявку на участие в текущем цикле, а также внешние контакты, находящиеся в работе у сейлз менеджеров. Соответственно, все контакты в CRM продвигаются по воронке от статуса лида до статуса подтвержденного участника. Более детально о воронке в CRM можно прочитать здесь. -
Заинтересованные посетителиПри регистрации на выставку в анкете есть вопрос о том, интересно ли посетителю участие в выставке со стендом. По контактам, ответившим согласием на этот вопрос, также можно запускать кампании, нацеленные на привлечение участников. -
Базы конкурентных мероприятийКонтакты, собранные на конкурентных или отраслевых мероприятиях, либо скачанные из открытых источников, также загружаются в Mindbox с соответствующим названием и метками в формате отдельных листов. Все собранные базы можно посмотреть в файле. Обработкой и загрузкой баз занимается отдел лидогенерации по запросу от команды выставки.
Критерии для сегментации ExProm баз
По географии
Россия и СНГ, Международная, по отдельным регионам и странам
По специализации
Обычно этот критерий соответствует определенному разделу выставки
По частоте участия
New business (не участвовали никогда), Lapsed (пропустили 1 и более лет), Retained (постоянный участник)
По этапу воронки (для CRM)
Prospect, Assesments, Proposal, Verbal, Agreement, Quality check, Draft, Invoiced
Типы VisProm баз
-
База посетителей своей выставкиВсе контакты, которые регистрировались в качестве посетителя на выставку за все годы. Но, как правило, активно используются только базы, начиная с 2018 года. Эта база обозначается как "web18-24", где цифры обозначают года, за которые необходимо взять контакты. В этой базе содержатся контакты как тех, кто зарегистрировался и посетил выставку, так и тех, кто после регистрации выставку не посещал. -
База устаревших контактовЭто контакты, которые регистрировались в качестве посетителя на выставку до 2018 года. Эта база обозначается как "web 09-18", где цифры обозначают года, за которые необходимо взять контакты. Как правило, использование этих баз сильно ограничено, их берут только в случае крайней необходимости и по согласованию с департаментом баз данных, так как рассылка по ним идет не через сервис Mindbox. -
База кросс-посетителейЭто база посетителей других выставок, профиль которых совпадает с целевым профилем вашей выставки. Например, на выставке WorldFood Moscow целевые посетители - это продовольственный ритейл. Представители продовольственного ритейла также посещают выставку TransRussia. Но чаще всего, должности этих посетителей отличаются (на WorldFood приходят категорийные менеджеры, на TransRussia - менеджеры по логистике), поэтому в письме необходимо отметить, что приглашение нужно переслать коллегам. Все кросс-рассылки должны быть согласованы с маркетологами соответствующих выставок.
Пересечения посетительских баз можно посмотреть в файле. -
Базы подписчиков и посетителей вебинаровВ эту базу попадают контакты подписавшихся на рассылку через форму подписки на сайте или контакты, зарегистрировавшиеся на онлайн-вебинары выставки.
Критерии для сегментации VisProm баз
По типу деятельности
Этот критерий соответствует определенному сегмену посетителей выставки
По интересу
Этот критерий соотносится с продуктовым интересом посетителей к определенному разделу выставки
По должности
Этот критерий соотносится с ключевыми должностями посетителей
По целям посещения
Этот критерий соответствует цели посещения выставки (поиск поставщиков, личный интерес, образовательные цели)
Общий график рассылок
Для того, чтобы избежать частого перечечения баз и ситуации, когда один контакт получает в неделю несколько писем, мы ведем общий график рассылок по всем проектам.
При заполнении графика рассылок просьба обязательно вносить дату рассылки даже приблизительную (колонка A), название выставки (колонка D), тип рассылки (колонка E), базу (колонка G) и инициатора (колонка J).
Все рассылки вносятся по принципу – одна база на одну строку. Если у вас используются, например, базы web18-23 и web24, то это будет две строки за один день. Если у вас планируется несколько кросс-рассылок в один день, то каждая из cross-рассылок вносится на отдельную строчку.
В колонках «Неделя» (кол. B), «Месяц» (кол. C), «Пересечение» (кол. I) и «Используемая база» (кол. H) стоят формулы – их просьба НЕ редактировать и только протягивать вниз, зажав зелёный квадратик в правом углу ячейки.
Все рассылки вносятся по принципу – одна база на одну строку. Если у вас используются, например, базы web18-23 и web24, то это будет две строки за один день. Если у вас планируется несколько кросс-рассылок в один день, то каждая из cross-рассылок вносится на отдельную строчку.
В колонках «Неделя» (кол. B), «Месяц» (кол. C), «Пересечение» (кол. I) и «Используемая база» (кол. H) стоят формулы – их просьба НЕ редактировать и только протягивать вниз, зажав зелёный квадратик в правом углу ячейки.
Обратите внимание, что все даты заполняются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Как НЕ стоит делать: 1/2/23, как правильно: 01.02.2023
Платформу для отправки указывать необязательно, но, если вы это сделаете – коллеги будут очень благодарны. Для всех рассылок через Ирину Домбровскую ставится AMS, для рассылок с платформы Connect указывается Connect соответственно, для всего остального – mindbox.
При переносе или отмене рассылок все изменения просьба вносить в этот график. Если рассылка отменяется – можете просто удалить строчку. Если рассылка переносится – достаточно изменить дату рассылки.
ТИПЫ РАССЫЛОК:
КАК СОХРАНИТЬ ФИЛЬТРАЦИЮ И СОРТИРОВКУ
Вы выбираете нужный для вас фильтр и сортировку (например, по датам). При первичной фильтрации всегда нужно выбирать «Только для меня».
Платформу для отправки указывать необязательно, но, если вы это сделаете – коллеги будут очень благодарны. Для всех рассылок через Ирину Домбровскую ставится AMS, для рассылок с платформы Connect указывается Connect соответственно, для всего остального – mindbox.
При переносе или отмене рассылок все изменения просьба вносить в этот график. Если рассылка отменяется – можете просто удалить строчку. Если рассылка переносится – достаточно изменить дату рассылки.
ТИПЫ РАССЫЛОК:
- VisProm – рассылка на привлечение посетителей / на посетителей, в которой есть кнопка на получение билета или кнопка на восстановление билета / завершение регистрации
- ExProm – рассылка на приглашение участников, в которой есть кнопка на бронь стенда или рассылка с информацией для подтверждённых участников (тех, кто купил стенд)
- Business Program – рассылка по запросу команды деловой программы выставки или с информацией о деловой программе (занимает больше 60% письма)
- Cross – рассылка для приглашения посетителей другой выставки на ваш проект
- Award – если на вашем проекте есть специальные премии и под них существуют рассылки, то указывается этот тип рассылки
- Connect – все рассылки команды ITE Connect
- MYE – все рассылки для MidYear Events
КАК СОХРАНИТЬ ФИЛЬТРАЦИЮ И СОРТИРОВКУ
Вы выбираете нужный для вас фильтр и сортировку (например, по датам). При первичной фильтрации всегда нужно выбирать «Только для меня».
После этого вы можете настраивать дальнейшие сортировки так, как вам будет удобно – например от самых старых дат к самым новым.
После этого вы переходите во вкладку «Вид» и слева на панели нажимаете «Сохранить». После этого вы можете выбрать из списка сохранённый вами вид и использовать его каждый раз при входе на график.
КАК ОТСЛЕЖИВАТЬ ПЕРЕСЕЧЕНИЯ БАЗ:
В колонке I – «Пересечения» - есть указания на использование одной и той же базы за один день.
Если там стоит зелёная галочка – пересечений нет, если стоит красный крестик – значит, база используется больше одного раза за один день.
!! Обратите внимание, что красный крестик может появляться не только когда база используется несколько раз разными проектами, но и, если база разбита на сегменты в один день.
Для того, чтобы посмотреть, есть ли пересечения с другими проектами, нужно:
1.Настроить фильтрацию в колонке «Используемая база» и выбрать интересующую вас выставку
2.Настроить фильтрацию в колонке «Пересечение» и выбрать всё, что больше 0 и 1
По желанию можно выбрать интересующую вас неделю, чтобы убедиться, есть ли у вас пересечения или нет. Например:
В колонке I – «Пересечения» - есть указания на использование одной и той же базы за один день.
Если там стоит зелёная галочка – пересечений нет, если стоит красный крестик – значит, база используется больше одного раза за один день.
!! Обратите внимание, что красный крестик может появляться не только когда база используется несколько раз разными проектами, но и, если база разбита на сегменты в один день.
Для того, чтобы посмотреть, есть ли пересечения с другими проектами, нужно:
1.Настроить фильтрацию в колонке «Используемая база» и выбрать интересующую вас выставку
2.Настроить фильтрацию в колонке «Пересечение» и выбрать всё, что больше 0 и 1
По желанию можно выбрать интересующую вас неделю, чтобы убедиться, есть ли у вас пересечения или нет. Например:
Все отметки по использованию ваших баз можно посмотреть в колонке «Используемая база».
ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БАЗ?
Здесь можно наглядно увидеть нагрузку на вашу базу за одну неделю. Здесь так же отражаются все упоминания об использовании ваших баз – ExProm, VisProm, Cross, MYE, Connect. Если вы хотите узнать, какие именно рассылки планируются в определённую неделю, то можно нажать левой кнопкой мышки на интересующую вас неделю:
ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БАЗ?
Здесь можно наглядно увидеть нагрузку на вашу базу за одну неделю. Здесь так же отражаются все упоминания об использовании ваших баз – ExProm, VisProm, Cross, MYE, Connect. Если вы хотите узнать, какие именно рассылки планируются в определённую неделю, то можно нажать левой кнопкой мышки на интересующую вас неделю:
После этого на новом листе появится график рассылок на эту неделю с полной информацией о них, который подтягивается из листа «ОБЩИЙ ГРАФИК».
После просмотра графика просьба создавшийся лист УДАЛЯТЬ.
ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ЛИСТ КОЛИЧЕСТВО КРОССОВ НА ПРОЕКТ?
Здесь вы можете увидеть, сколько кроссов ПЛАНИРУЕТСЯ по определённой базе выставки. В таблице отражено количество кроссов за весь период, внесённый в график (на момент отправки этого письма – до декабря 2025 года). При отмене кроссов их ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно удалять из графика, чтобы в этой таблице указывалось только актуальное количество использований.
ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ЛИСТ КОЛИЧЕСТВО КРОССОВ НА ПРОЕКТ?
Здесь вы можете увидеть, сколько кроссов ПЛАНИРУЕТСЯ по определённой базе выставки. В таблице отражено количество кроссов за весь период, внесённый в график (на момент отправки этого письма – до декабря 2025 года). При отмене кроссов их ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно удалять из графика, чтобы в этой таблице указывалось только актуальное количество использований.
Как подготовить рассылку?
Чтобы запустить рассылку, необходимо направить заявку соответствующему Mailing campaign менеджеру не позднее, чем за три дня до запуска кампании. Заявка направляеся в формате электронного письма.
В заявке необходимо указать:
В течение 1-2 дня после отправки заявки Mailing campaign менеджер присылает маркетологу сверстанное письмо. Маркетолог согласовывает письмо, либо направляет свои правки. В обозначенный день письмо запускается в отправку.
В заявке необходимо указать:
- Цель рассылки (например, анонс вебинара выставки MosBuild)
- Дата рассылки
- Тема письма
- Прехедер
- Базы (например, web 16-22, CRM все статусы)
- Названия для кнопок в письме (например, кнопка "Зарегистрироваться")
В течение 1-2 дня после отправки заявки Mailing campaign менеджер присылает маркетологу сверстанное письмо. Маркетолог согласовывает письмо, либо направляет свои правки. В обозначенный день письмо запускается в отправку.
Функциональные блоки в рассылке
1
Тема и прехедер
Тема письма - это то, что видит получатель еще до открытия письма. Прехедер - это продолжение темы, то, что видит получатель в предпросмотре письма в списке входящих писем.
2
Кнопки и ссылки
Кнопка - это ключевой элемент, который содержит call to action, целевое действие. В каждой рассылке должно быть одно целевое действие, кнопка должна быть заметной.
3
Тело письма
Основной текст рассылк должен содержать вводную часть, цель письма, выгоды и преимущества, reasons to believe (статистика, факты), призыв к действию и описание следующих шагов.
4
Иллюстрации
Иллюстрации должны нести функциональную роль и соотноситься с текстом письма. Содержание иллюстраций должно визуально подтверждать тезисы, содержашиеся в тексте рассылки.
Как оценить эффективность?
Каждый вторник отдел диджитал-маркетинга направляет отчет о проведенных за прошедшую неделю рассылках. В этом отчете можно оценить объем базы, процент доставки и CR каждой рассылки, а также количество полученных лидов.
